Human Resources (HR)

AI-chat mot rådata

Chat-funktion som låter användare fråga Telme-data på naturligt språk och få sammanställningar. Underlag till beslut och rapporter utan manuellt rapportbygge varje gång.

AI-tolkning av kvitton

AI läser inscannade kvitton och extraherar nyckeldata till rätt order eller kostnadspost. Personal granskar och godkänner innan data går vidare i flödet.

Arbetsorder

Arbetsorderhantering Modul för planering och styrning av arbetsorder kopplade till personalresurser. Stöd för att länka arbetsorder till specifika uppgifter och objekt ger en strukturerad och spårbar översikt över aktuella och kommande uppdrag. Uppgiftskoppling och översikt Arbetsorder kan knytas till både enskilda arbetsmoment och fysiska objekt, vilket möjliggör detaljerad planering, uppföljning och resursfördelning.

ChatGPT

Integration med Chat GPT för att hantera översättningar och stöd vid textbehandling direkt i systemet, vilket underlättar skapandet av innehåll och kommunikation.

Dokumentarkiv

Centraliserad modul för lagring och hantering av dokument kopplade till objekt, personal, ledningssystem, kvalitetssäkring och certifieringar (t.ex. ISO). Strukturerad och sökbar dokumenthantering Möjliggör kategorisering, versionshantering och snabb åtkomst till relevanta filer. Stöd för metadata, behörighetsstyrning och mobil åtkomst förenklar daglig administration och revision.

Eventplanering

Modul för hantering av större evenemang med många deltagare. Stödjer hela processen – från anmälan och deltagarregistrering till aktivitetsfördelning, resursplanering och fakturering. Helhetskontroll över evenemanget Ger överblick över deltagare, schemalagda aktiviteter och tillhörande kostnader. Automatisk uppföljning och rapportgenerering underlättar planering, administration och efterarbete.

Formulärhantering

Modul med inbyggd editor för att skapa och anpassa digitala formulär för olika ändamål, såsom eventregistrering, jobbansökningar, intresseanmälningar och kontaktformulär. Dynamisk datainsamling och publicering Stöd för validering, fältlogik och anpassade vyer. Formulären kan publiceras via app eller webblänk och inskickade svar sparas strukturerat för uppföljning och vidare bearbetning.

Matchmaking

Planera och genomför nätverkande på event: deltagare matchas med varandra eller söker upp personer de vill träffa, bokar bord och får påminnelser när varje 15-minutersmöte ska börja.

Mobil app/TelmeGo

Telme Go (appen) ger personalen möjlighet att bekräfta, hantera och avsluta ordrar direkt från mobilen. Stödjer rollbaserad åtkomst till relevanta funktioner såsom arbetsorder, tidrapportering, dokument och notifieringar. Intern chattfunktion Utöver orderkopplad kommunikation finns en separat chattfunktion för snabb och smidig dialog mellan kollegor. Stöd för både enskilda konversationer och gruppchattar gör det enkelt att samarbeta i realtid – oavsett ämne eller avdelning. Chattarna är frikopplade från specifika ordrar, vilket ger flexibilitet i det dagliga samarbetet. Förhandsgranskning av löneunderlag i realtid Systemet erbjuder en dynamisk löneöversikt där tidrapporter, frånvaro, OB och övertid sammanställs löpande. Användare med behörighet kan i realtid följa hur löneunderlaget byggs upp, vilket ger transparens och möjlighet att korrigera fel innan lönekörning. Flexibelt arbete i realtid Appen möjliggör effektivt och självständigt arbete oavsett plats. Användaren får tillgång till allt från checklista och GPS-stöd till fotodokumentation och digital signering – vilket säkerställer både kvalitet och spårbarhet ute på fältet.

Notifiering i Appen

Modul för snabbmeddelanden och chattfunktionalitet mellan trafikledning, personal och andra användare. Kommunikationen sker i realtid via appen och det webbaserade administrationsgränssnittet. Notifiering kan även ske om en ny order finns tillgänglig eller om inte ordern har avslutats korrekt eller inom given tid. Direktkommunikation och informationsflöde Stödjer en-till-en-chatt, gruppnotifieringar och händelsebaserade meddelanden. Säkerställer att viktig information når rätt mottagare utan fördröjning – oavsett om det gäller ändrade rutter, akuta händelser eller daglig information.

Processflöden

Strukturerat arbetsflöde baserat på definierade statusar som leder användaren genom varje steg i en process. Varje status representerar ett steg i flödet och säkerställer att inga moment förbises. Tydlig styrning och full spårbarhet Genom att tilldela och visualisera statusar för uppgifter, ordrar eller ärenden får alla involverade parter en gemensam överblick över aktuellt läge. Systemet säkerställer att rätt åtgärder utförs i rätt ordning och att ansvar är tydligt fördelat.

Quality Management System

QMS Flexibelt ledningssystem för kvalitetssäkring som kan anpassas för hela organisationen eller specifika verksamhetsområden. Tillgängligt direkt i appen för samtliga användare. Digital kvalitetssäkring och kommunikation Stödjer dokumentstyrning, avvikelsehantering, checklistor och intern kommunikation i ett och samma gränssnitt. Möjliggör spårbar och standardiserad uppföljning av kvalitetsprocesser i realtid.

Signering av order

Möjlighet att samla in handskrivna signaturer direkt i mobilappen som en del av arbetsflödet. Signaturen kopplas automatiskt till aktuell order, användare och tidpunkt. Snabbt godkännande och juridisk spårbarhet Underlättar bekräftelse av utförda arbeten och leveranser på plats. Digital signering sparar tid, eliminerar pappershantering och skapar ett juridiskt hållbart godkännandebevis – redo att användas för fakturering eller dokumentation.

SMS och e-postmodul

Kommunikationsmodul för riktade meddelanden via SMS eller e-post till personal och användare. Stödjer manuell och automatiserad utskickshantering med följande funktionalitet: Personalmeddelanden – snabb distribution av viktig information direkt till personalen. Vybaserade utskick – koppla meddelanden till t.ex. dagens ärenden eller specifika arbetsflöden. Fritextmeddelanden – möjlighet att skapa anpassade meddelanden med valfri innehållsstruktur. Profilbaserad kommunikation – skicka meddelanden till användare baserat på roller, kompetens eller tillhörighet. Automatiska utskick vid matchning – notifieringar vid överensstämmelse mellan profil och schema (t.ex. vid schemalagd frånvaro eller vikariematchning). Effektiv informationsspridning Systemet säkerställer att rätt personer får rätt information i rätt tid, vilket stärker intern kommunikation och operativ samordning.

Supportmodul

Modul för central hantering av supportärenden som inkommit via formulär eller e-post. Ärenden registreras automatiskt i systemet och kan tilldelas, följas upp och avslutas via ett strukturerat arbetsflöde. Effektiv ärendehantering och spårbarhet Stöd för prioritering, kategorisering, historik och notifieringar. Integrerad lösning som säkerställer snabb respons, tydlig ansvarsfördelning och spårbar kommunikation med användaren.

Vikarieanskaffning

Även känd som Telme vikarie, erbjuder en lösning för att hantera och rekrytera vikarier när ordinarie personal är frånvarande. Automatiserade förfrågningar och svarsfunktioner effektiviserar hela processen från behov till tillsättning.

Översättning med hjälp av AI

Systemet använder AI-driven översättning för att automatiskt översätta information i ordrar till app-användarens valda språk. Detta sker dynamiskt och i realtid, direkt i användargränssnittet. Flerspråkig användarupplevelse utan manuell handpåläggning Funktionen säkerställer att alla medarbetare, oavsett språkbakgrund, kan ta del av orderinformation på ett språk de förstår – vilket förbättrar arbetsflöden, minskar fel och förenklar internationell drift.