Det här är ett räkneexempel med fiktiva värden. Det visar hur kalkylen kan byggas upp. Byt ut timkostnader, timpriser och volymer mot era egna siffror för att få en kalkyl som stämmer för just er verksamhet.
Utgångsläget i exemplet
Vi räknar på ett fiktivt åkeri eller entreprenadföretag med 10 förare eller tekniker i fält och 2 personer i administrationen (trafikledning, arbetsledning och ekonomi). Samma modell fungerar för andra verksamheter med personal ute på uppdrag, till exempel ett serviceföretag inom hiss.
Vi använder två timvärden: 500 kr per timme för kontorets tid och 800 kr per timme för en debiterbar timme i fält.
1. Mindre administration: tid, lön och fakturering
Före: kontoret samlar in tidrapporter och följesedlar på papper, tolkar övertid och OB och knappar in underlag för lön och fakturering för hand.
Med Telme: förarna och teknikerna rapporterar tid, material och avvikelser direkt i Telme Go i samband med arbetsordern eller körordern. Lönemodulen tolkar tiderna mot gällande kollektivavtal, med övertid, OB och frånvaro, och ger ett löneunderlag som kan godkännas och exporteras. Med integrationer mot till exempel Fortnox eller Spiris/Visma kan färdiga order bli fakturor i ekonomisystemet. Vågsedlar, kvitton och telefonorder kan dessutom tolkas med AI, så att mindre behöver registreras manuellt.
Räkneexempel: de 2 i administrationen sparar tillsammans 10 timmar per vecka, alltså cirka 40 timmar per månad.
40 h × 500 kr = 20 000 kr per månad.
2. Mindre intäktsläckage: det som aldrig blev fakturerat
Före: när det är stressigt glöms saker bort. Det kan vara väntetid vid lastning, en extra körning, restid eller material som gick åt men aldrig skrevs upp.
Med Telme: ordern finns i telefonen och tid, material och foton registreras på plats. Kunden kan signera ordern direkt i appen. Återkommande uppdrag och planerad service kan schemaläggas automatiskt, så att avtalade uppdrag inte faller mellan stolarna.
Räkneexempel: per förare eller tekniker och månad fångas 2 debiterbara timmar och 1 000 kr i material eller tillägg som annars hade missats.
(2 h × 800 kr + 1 000 kr) × 10 personer = 26 000 kr per månad.
3. Mer tid i fält: planering och kommunikation
Före: man ringer runt för att hitta någon som är ledig, förklarar uppdrag i telefon och åker förbi kontoret för att hämta papper. Som en användare i Kävlinge kommun beskriver det: ”Det är enormt tidsbesparande. Innan fick man sitta och ringa runt på morgnarna. Då kanske du behövde ringa 20 vikarier innan du fick napp.”
Med Telme: trafikledningen ser fordon och personal i kartvyn och beläggningen i schemavyn, kalendern eller på kanbantavlan. Ordern skickas direkt till appen med en notifiering. Med Trafik & Varningar syns olyckor, vägarbeten och avstängningar innan bilarna kör iväg.
Räkneexempel: varje förare eller tekniker sparar 1 timme per vecka, alltså cirka 4 timmar per månad.
10 personer × 4 h × 800 kr = 32 000 kr per månad i tid som kan läggas på fler uppdrag.
Sammanställning
| Område | Beräkning | Värde per månad |
|---|---|---|
| Minskad admintid | 40 h × 500 kr | 20 000 kr |
| Minskat intäktsläckage | (2 h × 800 kr + 1 000 kr) × 10 | 26 000 kr |
| Ökad fältproduktivitet | 10 × 4 h × 800 kr | 32 000 kr |
| Totalt | 78 000 kr (936 000 kr per år) |
Ställ värdet mot vad Telme kostar för er, se priser, så får ni en första bild av återbetalningstiden.
Värden som är svårare att räkna på
- Färre fel: när samma uppgift bara registreras en gång blir det färre fel i order och lön. Det är något Sandahls THL Transportservice lyfter fram, tillsammans med tidsbesparingar i alla administrativa flöden.
- Växa med samma kontor: fler order och fordon kräver inte i samma takt fler personer i administrationen.
- Fordon och flotta: för åkerier kan fordonsdata hämtas via Fordonskontroll, så att besiktningar och service syns i samma vy som körningarna.
- Miljö: mindre papper, och bränslejournal och uppföljning av körningar ger underlag för att planera smartare.
Vill du räkna på er egen verksamhet? Boka en demo så går vi igenom kalkylen tillsammans. Läs också mer om Telme för logistik och transport.